Con la aprobación de la Ley Crea y Crece por el Congreso de los Diputados, se ha ampliado la obligación de expedir y remitir facturas electrónicas a todas las empresas y autónomos en sus relaciones comerciales, garantizando una mayor trazabilidad y control de pagos entre ellas. Además, se pretende obtener información fiable y ágil para conocer los plazos efectivos de pago, requisito indispensable para poder reducir la morosidad de manera eficaz. Esta nueva normativa será efectiva a partir de septiembre de 2023.

La implantación efectiva de la factura electrónica se facilitará con los recursos previstos para la digitalización de las pymes en el Plan de Recuperación. En particular, el Programa Digital Toolkit incluirá entre los productos y servicios subvencionables la factura electrónica.

¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica es un justificante de entrega de bienes o prestación de servicios, expedida y recibida en formato digital. Tiene los mismos efectos legales que una factura en papel, con la diferencia de que se expide y se recibe en formato electrónico. Sin embargo, su expedición está condicionada al consentimiento por parte del destinatario.

Normativa legal de la factura electrónica

Las facturas, en general, y las facturas electrónicas, en particular, están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Este reglamento establece las normas que deben cumplir obligatoriamente las facturas, tanto en papel como electrónicas.

Tipos de facturas electrónicas

La emisión de facturas es una actividad fundamental en cualquier negocio, ya que representa una obligación legal y una herramienta esencial para el control y gestión de las finanzas. Por ello, es importante conocer los dos tipos de facturas que existen: la completa u ordinaria y la simplificada. La primera es necesaria para operaciones que superen los 400 euros y debe incluir ciertos datos, como el nombre y dirección del cliente y el número de identificación fiscal. La segunda, en cambio, es más sencilla y se utiliza para operaciones de menor cuantía, pero igualmente debe cumplir con ciertos requisitos. Tener en cuenta estas diferencias y emitir las facturas adecuadas en cada caso contribuirá a mantener una gestión financiera eficiente y cumplir con las obligaciones legales.

Expedición por terceros

Es importante destacar que la emisión de facturas es una obligación fiscal que recae sobre los contribuyentes. Sin embargo, existe la posibilidad de que terceros puedan expedirlas en su nombre y por su cuenta. Esto puede resultar beneficioso en ciertas circunstancias, como cuando el obligado a emitir la factura se encuentra incapacitado temporalmente para hacerlo. Además, delegar esta tarea en un tercero especializado puede asegurar la correcta elaboración y cumplimiento de los requisitos legales en materia de facturación. En definitiva, la posibilidad de que terceros puedan expedir facturas en nombre y por cuenta de los obligados a su expedición es una herramienta útil que puede ayudar a garantizar el correcto cumplimiento de las obligaciones fiscales y a evitar posibles sanciones por parte de las autoridades competentes.

Contenido de la factura

La factura debe incluir una serie de datos, como la fecha de expedición, el número de factura, la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura, el destinatario de la factura, la descripción detallada de los bienes o servicios prestados, la base imponible, el tipo impositivo aplicado y el importe total de la factura.

Requisitos de las facturas

Todas las facturas, ya sean electrónicas o en papel, deben garantizar la legibilidad, la autenticidad y la integridad. La legibilidad de la factura es facilitada por el programa informático que la crea o recibe. La autenticidad y la integridad se pueden garantizar mediante firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido, intercambio electrónico de datos EDI o mediante otros medios validados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Ventajas de la factura electrónica

La factura electrónica es una herramienta que no solo beneficia al medio ambiente al reducir la utilización de papel, sino que también supone un gran ahorro económico para las empresas. La eliminación de costes en la manipulación de documentos físicos, como el sellado y la gestión de tesorería, permite a las empresas ser más eficientes y ahorrar tiempo en sus procesos administrativos. Además, la rapidez en la entrega de facturas y su procesamiento inmediato, reduce los tiempos de espera y mejora la relación con los clientes. La implementación de la factura electrónica no solo es una medida de responsabilidad social corporativa, sino que también puede ser una oportunidad para mejorar la rentabilidad de la empresa.

Conclusión

En conclusión, la implantación de la factura electrónica no solo es una obligación legal, sino que también puede ser una oportunidad para mejorar la eficiencia y rentabilidad de las empresas. La digitalización de los procesos administrativos puede ser clave para sobrevivir en un mercado cada vez más competitivo y exigente. Además, la factura electrónica permite una mayor trazabilidad y control de pagos, lo que contribuirá a reducir la morosidad de manera eficaz. Por otro lado, la posibilidad de delegar la expedición de facturas en terceros puede ser una herramienta útil para garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y evitar posibles sanciones. En definitiva, la factura electrónica es una oportunidad para mejorar la gestión financiera y administrativa de las empresas, y una medida de responsabilidad social corporativa con el medio ambiente.